MODALITÉS

• MODALITÉS DE PAIEMENT
• POLITIQUE D’ANNULATION
• COMPTOIR D’INSCRIPTION ET D’INFORMATION
• FOIRE AUX QUESTIONS
• POUR S'INSCRIRE
• POUR NOUS CONTACTER
  

Le paiement doit être fait en dollars canadiens.

Toute facture émise doit être payée avant l’événement. Si le participant désire se désister, il devra en aviser le Secrétariat par écrit, sans quoi la facture devra être payée même s’il ne se présente pas.

Le paiement peut se faire par chèque ou carte de crédit (Visa ou MasterCard).

• Paiement par chèque: les chèques doivent être libellés à l’ordre de Opus 3 inc. (Grand Rendez-vous santé et sécurité du travail).

NOTE : Afin d’accélérer le traitement des inscriptions et pour s’assurer de la bonne attribution des paiements, le nom ou numéro de transaction du ou des participant(s) concerné(s) dans cette inscription doit apparaître à l’endos ou sur le talon du chèque.

• Paiement par carte de crédit: veuillez noter que la transaction apparaîtra sous le nom «Opus 3 / Grand Rendez-vous.» sur votre prochain relevé. En cas d’erreur d’addition, Opus 3 inc. se réserve le droit de modifier le total à payer.

Si vous êtes éligibles à une exemption de taxes, nous vous rappelons de faire parvenir votre certificat par télécopieur au Secrétariat du Grand Rendez-vous.

Toute demande d’annulation d’inscription aux activités payantes doit être transmise par écrit au Secrétariat du Grand Rendez-vous. Toute demande d’annulation reçue avant le 28 septembre 2010 est admissible à un remboursement (à l’exception du lunch-conférence qui n’est pas remboursable, qu’il soit compris dans le forfait complet ou acheté séparément) selon les modalités suivantes :

• Jusqu’au 28 septembre 2010 (23h59 heure locale) – remboursement de 50 % du montant total des frais d’inscription.
• Aucun remboursement après le 28 septembre 2010 (à minuit heure locale).

Le comptoir, situé dans le Hall Viger, au niveau 2 du Palais des congrès de Montréal, sera ouvert à compter de 7 h 30, le mardi 19 octobre 2010. Vous devez vous y présenter pour vous inscrire, obtenir votre porte-nom ainsi que les billets aux activités choisies. Veuillez noter que vous devez porter votre porte-nom en tout temps.

1. Comment faire pour m’inscrire ?

2. Je désire participer à la visite gratuite de l’exposition seulement. Dois-je m’inscrire ?

3. J’éprouve de la difficulté à m’inscrire en ligne.

4. Durant mon inscription en ligne, je reçois un message d’erreur.

5. Que se passe-t-il après mon inscription en ligne ?

6. Où puis-je trouver mon numéro de transaction ?

7. J’ai effectué mon inscription en ligne, mais je ne comprends pas la facture qui m’a été envoyée.

8. Une fois mon inscription en ligne terminée, puis-je y retourner pour effectuer mon paiement par carte de crédit ?

9. Puis-je m’inscrire maintenant et envoyer mon paiement plus tard ?

10. Puis-je payer sur place ?

11. Mon organisme bénéficie d’une exemption de taxes. Que dois-je faire ?

12. J’ai déjà effectué mon inscription, mais je dois y apporter des changements.

13. J’ai plusieurs personnes à inscrire. Comment dois-je procéder ?

14. J’ai inscrit plusieurs personnes et j’aurais besoin d’une facture unique pour toutes les inscriptions effectuées.

15. Je dois annuler ma participation. Comment dois-je procéder ?

16. Je ne suis plus en mesure de participer à l’événement, et un de mes collègues voudrait me remplacer.

17. Comment puis-je récupérer mon porte-nom lors de l’événement ?

Le meilleur moyen de vous inscrire est d’utiliser le formulaire d’inscription en ligne, disponible dans la section « Inscription » et la sous-section « Pour s’inscrire » de ce site web. Le formulaire ne prend que quelques minutes à remplir, et vous permet de recevoir automatiquement par courriel une confirmation d’inscription, ainsi qu’une facture ou un reçu. Le paiement peut être effectué par carte de crédit au moment de votre inscription, ou encore plus tard, en sélectionnant l’option appropriée lors de votre inscription.

Un formulaire en format PDF est également disponible, si vous éprouvez des difficultés avec le formulaire en ligne. Ce formulaire peut être rempli directement à l’écran. Par contre, les données ne peuvent y être sauvegardées, à moins que vous n’utilisiez Acrobat Professionnel. Le formulaire peut nous être envoyé par télécopieur, par courriel ou par la poste. Veuillez noter que par souci de sécurité, il est fortement suggéré de nous faire parvenir par télécopieur tout formulaire PDF contenant un numéro de carte de crédit. Une confirmation ainsi qu’une facture ou un reçu vous seront envoyés suite à la réception de votre formulaire. Veuillez allouer un à deux jours ouvrables (plus les délais postaux, s’il y a lieu) pour le traitement de votre inscription.

Malgré le fait que la visite de l’exposition soit gratuite, les visiteurs intéressés non-inscrits aux conférences doivent s’inscrire en ligne afin de recevoir le porte-nom qui leur donnera accès à la salle d’exposition. Nous vous suggérons fortement de vous inscrire en ligne avant l’événement afin d’accélérer le processus d’accueil sur place.

De plus, inscrivez-vous en ligne avant le 28 septembre et nous vous enverrons votre porte-nom par la poste avant l’événement, cela vous permettra d’éviter les files d’attente une fois sur place.

Si vous n’arrivez pas à vous inscrire par l’entremise du formulaire en ligne, il est possible de télécharger le formulaire d’inscription en format PDF, disponible dans la section « Inscription » et la sous-section « Pour s’inscrire ». Ce formulaire peut nous être retourné par télécopieur, par courriel, ou par la poste. Veuillez noter que par souci de sécurité, il est fortement suggéré de nous faire parvenir par télécopieur tout formulaire PDF contenant un numéro de carte de crédit.

Nous vous invitons également à nous écrire à inscription2010@grandrendez-vous.com pour toute question technique relative au formulaire en ligne.

Voici une liste non-exhaustive des erreurs les plus fréquemment rencontrées :
    - Champs requis : certaines informations, marquées dans le formulaire d’un astérisque rouge (*) doivent obligatoirement être fournies. Veuillez vous assurer de bien remplir tous les champs obligatoires avant de passer à la section suivante
   

   - Quantité maximum dépassée : l’inscription étant effectuée sur une base individuelle, le forfait d’inscription aux conférences a une limite d’achat de un par personne. La quantité peut être ajustée à la page « Forfaits et activités ».
De plus, les conférences ont une capacité d’accueil limitée. Il est donc possible que la conférence choisie ait atteint son maximum d’inscription. Dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter par courriel à inscription2010@grandrendez-vous.com afin d’être ajouté à la liste d’attente, s’il y a lieu.
   

    - Carte de crédit invalide : si vous effectuez votre paiement en ligne par carte de crédit, assurez-vous de bien revérifier le numéro de carte de crédit ainsi que la date d’expiration avant de soumettre votre formulaire. Si l’erreur persiste, communiquez avec nous.
   

   - Inscription/Paiement déjà traité : cette erreur peut survenir à la fin du processus d’inscription, et est le plus souvent causé par l’utilisation de la flèche « Retour » de votre fureteur au cours de l’inscription, particulièrement si vous avez déjà effectué une inscription au préalable.
Si vous devez inscrire plus d’une personne, il est donc préférable de quitter le formulaire complètement en retournant sur le site de l’événement, et en recliquant sur le lien vers le formulaire, ou encore en fermant votre fureteur complètement avant d’effectuer une deuxième inscription.

Si vous recevez tout autre message d’erreur ou avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter.

Lorsque vous aurez terminé votre inscription en ligne, vous verrez apparaitre sur la dernière page un message vous confirmant que votre inscription est complétée. Par la suite, vous recevrez deux courriels automatisés (provenant de l’adresse no-reply@opus3.com) à l’adresse que vous aurez indiquée lors de la saisie de vos coordonnées. Le premier message est une confirmation de votre inscription, incluant toutes les informations pertinentes concernant l’événement. Dans le deuxième courriel, vous recevrez votre facture détaillée. Si vous ne recevez pas ces courriels dans l’heure suivant votre inscription, veuillez vérifier votre boite de courrier indésirable ou encore, contactez nous par courriel à inscription2010@grandrendez-vous.com

Le numéro de transaction est unique à votre dossier. Il débute par les lettres « GRV », et est suivi de deux suites de chiffres, séparées par un tiret. Vous pouvez utiliser ce numéro lors des correspondances avec le secrétariat afin de faciliter l’accès à votre dossier. Il est également préférable, lors de paiement par chèque, d’inscrire le ou les numéros de transaction concernés sur le talon du chèque afin d’assurer que le paiement soit associé au bon dossier.

Lors de l’inscription en ligne, le numéro de transaction sera affiché sur la dernière page du formulaire en ligne. Il apparaîtra également sur la facture qui vous sera automatiquement envoyé par courriel après l’inscription.

Si vous effectuez votre inscription par l’entremise du formulaire en format PDF, le numéro de transaction apparaîtra sur la facture qui vous sera envoyée sur réception de votre formulaire.

Le deuxième courriel que vous recevrez suite à l’inscription en ligne est une facture détaillée, comprenant votre numéro de transaction, vos coordonnées, les achats effectués, ainsi que le détail de votre paiement, s’il y a lieu.

Si vous avez choisi de régler votre paiement en ligne par carte de crédit, vous trouverez dans la section « Paiement » les informations relatives au paiement effectué. Si vous avez choisi l’option « Payer plus tard », vous trouverez sous cette même section des informations sur les différentes modalités de paiement disponibles.

Une fois votre inscription terminée, il est impossible d’y apporter quelque changement que ce soit sans créer un dédoublement de votre dossier. Il est donc très important de ne pas effectuer une deuxième inscription.

Si vous désirez effectuer un paiement par carte de crédit sur une inscription déjà terminée et confirmée, veuillez remplir la section « Paiement » de votre facture, qui est réservée à cet effet. Vous pouvez ensuite nous retourner le document par télécopieur; la transaction sera traitée manuellement par le secrétariat, et un reçu vous sera émis.

Il est possible d’effectuer votre inscription d’abord, et d’envoyer votre paiement par la suite. Par contre, assurez-vous d’avoir pris connaissance des dates limites afin que votre paiement arrive dans les temps requis. Si vous ne pouvez pas régler votre inscription à la date prévue, veuillez en aviser le secrétariat.

Si vous vous inscrivez en ligne, vous n’avez qu’à sélectionner, à la page du paiement, l’option « Payer plus tard». Si votre inscription est effectuée par le formulaire PDF, vous pouvez également demander à être facturé pour payer plus tard. Dans tous les cas, vous recevrez une facture détaillée incluant les modalités de paiement.

Il est possible de payer sur place, toutefois, nous vous rappelons que le tarif hâtif sera appliqué uniquement aux inscriptions dont le paiement sera parvenu au Secrétariat au plus tard le 16 septembre 2010, 23 h 59.

De plus, toute facture émise doit être payée avant l’événement. Si le participant désire se désister, il devra en aviser le Secrétariat par écrit, sans quoi la facture devra être payée même s’il ne se présente pas.

Si les politiques de paiement de votre entreprise ne vous permettent pas d’effectuer le paiement dans les délais prescrits, veuillez communiquer avec le secrétariat à inscription2010@grandrendez-vous.com.

Une copie du certificat d’exemption de taxes est requise afin de bénéficier du tarif hors taxes. Si vous avez effectué votre inscription par l’entremise du formulaire en ligne, veuillez faire parvenir votre certificat au secrétariat afin de recevoir une facture révisée. Si vous utilisez le formulaire en format PDF, veuillez y joindre votre certificat d’exemption.

Si votre paiement a déjà été effectué au plein montant, le montant des taxes peut vous être remboursé sur réception du certificat.

Toute demande de modification doit être envoyée par écrit au secrétariat à l’adresse inscription2010@grandrendez-vous.com. Il est surtout très important de ne pas effectuer une deuxième inscription en ligne et de ne pas renvoyer le formulaire en format PDF, pour éviter tout dédoublement à votre dossier.

Chaque participant doit être inscrit individuellement. Si vous devez inscrire plus d’une personne via le formulaire en ligne, il est préférable de quitter le formulaire complètement après chaque inscription en retournant sur le site de l’événement, et en cliquant à nouveau sur le lien vers le formulaire, ou encore en fermant votre fureteur complètement avant d’effectuer une deuxième inscription. Évitez d’utiliser le bouton « Retour » de votre fureteur durant le processus d’inscription.

Veuillez faire parvenir votre demande par écrit au secrétariat à l’adresse inscription2010@grandrendez-vous.com, en prenant bien soin de mentionner les noms ainsi que les numéros de transactions des participants inscrits. Une facture détaillée vous sera alors envoyée.

Toute demande d’annulation doit être envoyée par écrit au secrétariat à inscription2010@grandrendez-vous.com. Assurez-vous de bien vérifier les dates limites de remboursement, disponibles sur le site web.

Il est possible de transférer votre inscription à un ou une collègue. Veuillez faire parvenir votre demande par écrit à inscription2010@grandrendez-vous.com en prenant bien soin de préciser :
  1. Le nom et le numéro de transaction de la personne à remplacer
  2. Le nom du remplaçant
  3. Toute modification nécessaire aux informations déjà fournies (coordonnées, choix des activités,       etc.)

Vous pourrez récupérer votre porte-nom ainsi que la documentation relative à l’événement en vous présentant au comptoir d’inscription, situé dans le Hall Viger, au niveau 2 du Palais des congrès, sera ouvert à compter de 7 h 30, les 19 et 20 octobre 2010. Nous vous suggérons fortement d’avoir en main votre numéro de transaction afin d’accélérer le traitement de votre inscription sur place.

Toutes les demandes de renseignements au sujet de l’inscription doivent être adressées au :

Secrétariat du Grand Rendez-vous a/s Opus 3 inc. 417, rue Saint-Pierre Bureau 203 Montréal (Québec) H2Y 2M4 Tél.: 514 395-1808 Téléc. : 514 395-1801 Information générale : info2010@grandrendez-vous.com Inscription : inscription2010@grandrendez-vous.com